Principal Funcionalidades explicadas

Funcionalidades explicadas

Entenda os principais recursos da Wootdesk usados para gerenciamento de caixa de entrada, conversas, contatos, equipes e fluxos de trabalho.
Por WootDesk
13 artigos

Como adicionar etiquetas?

As etiquetas no Wootdesk ajudam você a categorizar, organizar e priorizar conversas com mais facilidade. Ao adicionar uma etiqueta em uma conversa através da barra lateral do chat, sua equipe consegue identificar rapidamente o assunto, status ou prioridade daquele atendimento. As etiquetas são específicas da conta, permitindo criar fluxos personalizados para sua operação. Você também pode personalizar as cores e escolher quais etiquetas aparecerão na barra lateral para facilitar filtros rápidos. Como criar uma etiqueta Passo 1. Acesse as configurações No painel principal do Wootdesk, vá em: Configurações → Etiquetas → Adicionar Etiqueta Passo 2. Configure a etiqueta Preencha os campos abaixo: Campo Descrição Nome da etiqueta Nome usado para identificar a categoria. Ex.: cliente_premium, bugs, financeiro, vip, entrega_atrasada Descrição Pequena descrição explicando o objetivo da etiqueta Cor Escolha uma cor para facilitar a identificação visual Mostrar na barra lateral Exibe a etiqueta na sidebar para facilitar filtros rápidos Observação: apenas letras, números, hífens e underscores são permitidos no nome da etiqueta. Passo 3. Criar Clique em Criar. A mensagem “Etiqueta adicionada com sucesso” será exibida e sua nova etiqueta ficará disponível para uso em conversas, automações e filtros. Você pode criar quantas etiquetas precisar. Como editar ou excluir uma etiqueta Passo 1. Localize a etiqueta Acesse: Configurações → Etiquetas Encontre a etiqueta desejada na lista. Clique no ícone de lápis para editar Clique no ícone vermelho de excluir para remover Passo 2. Editar informações Ao editar, um modal será aberto com os dados preenchidos. Você poderá alterar: Nome Descrição Cor Exibição na barra lateral Clique em Salvar para confirmar as alterações ou Cancelar para descartar. Onde as etiquetas podem ser usadas? As etiquetas podem ser utilizadas em vários lugares do Wootdesk: Organização de conversas Filtros personalizados Automações Macros Relatórios Priorização de tickets Fluxos de atendimento entre equipes Exemplos comuns: vip financeiro bug cancelamento lead_quente aguardando_cliente urgente Etiquetas bem organizadas ajudam sua equipe a encontrar conversas rapidamente e criar fluxos de atendimento muito mais eficientes.

Última atualização em May 21, 2026

Como usar Agent Bots?

O Bot de Atendimento permite conectar agentes de IA externos e automações personalizadas diretamente às caixas de entrada do Wootdesk. Com isso, seu bot pode acompanhar conversas de clientes, processar mensagens recebidas e responder em tempo real através da plataforma. Quando um bot é conectado a uma caixa de entrada, novas conversas passam automaticamente para o status Pendente. O Wootdesk então envia eventos da conversa para a URL webhook configurada no bot. Seu bot pode: Processar mensagens recebidas Gerar respostas usando IA ou lógica personalizada Consultar APIs externas Responder diretamente na conversa Transferir o atendimento para um humano quando necessário Isso permite integrar facilmente: OpenAI Claude Gemini Amazon Lex Dialogflow Rasa Sistemas internos APIs próprias Tudo mantendo a possibilidade de transferência para agentes humanos. Como funciona o Bot de Atendimento? O fluxo normalmente funciona assim: O Wootdesk envia eventos da conversa para o bot O bot processa a solicitação do cliente O bot pode consultar APIs externas O bot gera uma resposta usando IA ou automação O bot envia a resposta de volta para a conversa Se necessário, o bot transfere para um atendente humano Eventos enviados para o bot O bot recebe eventos como: widget_triggered message_created message_updated Esses eventos permitem acompanhar tudo que acontece na conversa em tempo real. O que o bot pode fazer? O Bot de Atendimento pode: Responder dúvidas automaticamente Consultar pedidos e rastreamento Fazer autenticação de clientes Criar reservas e agendamentos Integrar sistemas internos Identificar intenção do usuário Encaminhar para equipes específicas Coletar informações antes do atendimento humano Transferência para atendimento humano Quando um bot está conectado a uma caixa de entrada, as conversas começam com status: Pendente Isso permite que o bot faça a triagem inicial antes do atendimento humano. Como transferir para um agente? Se o cliente pedir ajuda humana ou o bot identificar necessidade de atendimento manual, ele pode alterar o status da conversa para: Aberto Assim, a conversa fica disponível para um agente humano assumir. Retornar uma conversa para o bot Os agentes também podem devolver uma conversa para o fluxo automatizado alterando o status novamente para: Pendente Isso envia a conversa de volta para a fila do bot. Casos de uso comuns E-commerce Rastreamento de pedidos Status de entrega Trocas e devoluções SaaS Suporte técnico inicial Qualificação de tickets Coleta automática de dados Hotéis e reservas Reservas Cancelamentos Consultas de disponibilidade Sites de conteúdo Recomendações automáticas Sugestão de artigos Respostas rápidas Como criar um Bot de Atendimento Passo 1. Acesse Bots Vá em: Configurações → Bots Passo 2. Criar novo bot Clique em: Adicionar Bot Preencha: Campo Descrição Nome Nome interno do bot Avatar Imagem do bot URL do Webhook Endpoint que receberá os eventos Como conectar um bot a uma caixa de entrada Passo 1. Abra a caixa de entrada Acesse a caixa desejada. Passo 2. Configuração do Bot Na seção: Configuração do Bot Selecione qual bot irá gerenciar as conversas. Após salvar, o Wootdesk começará a enviar eventos automaticamente para o webhook configurado. Verificação de Webhooks Ao criar um bot, o Wootdesk gera automaticamente um segredo de verificação para validar as requisições recebidas pelo seu servidor. Isso ajuda a garantir: Segurança Autenticidade dos eventos Proteção contra requisições falsas Exemplos de integrações Você pode integrar o Bot de Atendimento com: OpenAI Claude Gemini Amazon Lex Dialogflow Rasa APIs próprias Sistemas ERP/CRM Plataformas de e-commerce Fluxo recomendado Uma estrutura muito usada é: Cliente inicia conversa Bot coleta informações Bot tenta resolver automaticamente Caso necessário: muda status para Aberto encaminha para equipe humana Agente continua o atendimento normalmente Esse modelo reduz volume operacional e acelera o tempo de resposta.

Última atualização em May 21, 2026

Entendendo os Contatos

A seção Contatos do Wootdesk funciona como um banco de dados dos clientes e usuários finais que interagiram com sua empresa através dos canais conectados na plataforma. Além dos contatos criados automaticamente durante conversas, você também pode adicionar contatos manualmente ou importar uma base completa via CSV. Para acessar: Menu lateral → Contatos Como adicionar contatos Os contatos podem ser adicionados de três formas diferentes. Adicionar um contato manualmente Passo 1. Criar novo contato Na tela de contatos, clique em: Novo Contato Passo 2. Preencher os dados Informe os dados disponíveis do cliente: Nome E-mail Telefone Empresa Cidade País Informações adicionais Depois clique em: Salvar Importar uma base de contatos Você também pode importar múltiplos contatos de uma vez usando um arquivo CSV. Passo 1. Importar contatos Na tela de contatos, clique em: Importar Passo 2. Selecionar arquivo CSV Escolha o arquivo CSV no seu computador e envie para o Wootdesk. Exemplos comuns de colunas: Nome E-mail Telefone Empresa Cidade País Contatos criados automaticamente O Wootdesk também cria contatos automaticamente quando usuários interagem com seus canais. Formulário pré-chat Se o formulário pré-chat estiver habilitado, os dados preenchidos pelo cliente serão salvos automaticamente como um novo contato. Exemplo: Nome E-mail Telefone Coleta de e-mail no widget Quando o cliente informa o e-mail no widget de conversa, o contato também é salvo automaticamente. Filtrar contatos por etiquetas Você pode segmentar contatos usando etiquetas. Exemplos: vip lead cliente_pago cancelamento bug Basta selecionar a etiqueta desejada na seção: Marcado com Ordenação de contatos Você pode ordenar os contatos clicando no ícone de ordenação em cada coluna. Os campos disponíveis incluem: Campo Tipo de ordenação Nome Alfabética E-mail Alfabética Telefone Numérica Empresa Alfabética Cidade Alfabética País Alfabética Última atividade Cronológica Ações disponíveis nos contatos Ao clicar no nome de um contato, uma barra lateral será aberta com os detalhes e ações disponíveis. Enviar nova mensagem Você pode iniciar conversas diretamente pela tela de contatos usando o botão: Nova mensagem Os canais suportados incluem: Website E-mail SMS WhatsApp Para Website, apenas contatos identificados via HMAC podem receber mensagens proativas. Notas internas do contato Você pode adicionar observações internas em cada contato. Isso é útil para registrar: Ligações Reuniões Histórico comercial Informações importantes Contexto do atendimento Como adicionar notas Abra o contato Digite a anotação Clique em Adicionar Também é possível: Utilizar formatação rica Excluir notas posteriormente Filtrando contatos Os filtros ajudam a organizar sua base de clientes. Passo 1. Abrir filtros Clique em: Filtrar Passo 2. Escolher critérios Você pode filtrar por: Nome E-mail Telefone Identificador País Cidade Data de criação Última atividade Atributos personalizados Passo 3. Combinar filtros Você pode utilizar operadores: AND OR Para criar segmentações avançadas. Salvar segmentos de contatos Após aplicar filtros, você pode salvar aquela segmentação para reutilizar depois. Exemplo de segmentos Clientes VIP Leads ativos Usuários inativos Clientes do Brasil Contatos sem resposta Como salvar Clique em: Salvar filtro Defina um nome Clique novamente em: Salvar filtro O segmento ficará disponível na barra lateral da área de contatos. Editar ou limpar filtros Para modificar filtros existentes: Clique em: Filtrar Edite as condições desejadas Clique em: Aplicar Ou utilize: Limpar filtros Para voltar à lista completa de contatos. Benefícios da central de contatos A área de contatos ajuda sua equipe a: Centralizar informações de clientes Manter histórico organizado Segmentar usuários Automatizar campanhas Melhorar suporte e vendas Criar fluxos personalizados Facilitar acompanhamento comercial Com uma base bem organizada, sua operação fica muito mais eficiente e escalável.

Última atualização em May 21, 2026

Como criar respostas rápidas com Respostas Salvas?

As Respostas Salvas permitem criar mensagens prontas para reutilizar em atendimentos. Isso ajuda sua equipe a responder mais rápido perguntas frequentes, mantendo consistência e produtividade. Sempre que quiser usar uma resposta salva em uma conversa, basta digitar: / seguido do shortcode da resposta. Todas as respostas salvas ficam disponíveis para todos os agentes da conta. Como criar uma Resposta Salva Passo 1. Acesse as configurações No menu lateral do Wootdesk, vá em: Configurações → Respostas Salvas → Adicionar resposta Passo 2. Configurar a resposta Uma janela será aberta para preenchimento. Os campos disponíveis são: Campo Descrição Shortcode Código rápido usado para localizar a resposta Conteúdo Mensagem que será salva como modelo Shortcode Escolha um código fácil de lembrar. Exemplos: boasvindas financeiro sla cancelamento pix O shortcode precisa ter pelo menos 2 caracteres e deve ser único. Conteúdo Digite a mensagem que será reutilizada. Exemplo: Olá! 😊 Recebemos sua solicitação e nossa equipe já está analisando. Retornaremos em breve. Depois clique em: Salvar Se tudo ocorrer corretamente, a mensagem: “Resposta salva criada com sucesso” será exibida. Como editar ou excluir uma Resposta Salva Passo 1. Abrir lista de respostas Acesse: Configurações → Respostas Salvas Passo 2. Escolher ação Na lista: Clique no ícone de lápis para editar Clique no ícone vermelho para excluir Passo 3. Editar conteúdo Ao editar, você poderá alterar: Shortcode Conteúdo da mensagem Clique em: Salvar para confirmar. Como usar uma Resposta Salva nas conversas Durante um atendimento: Digite: / A lista de respostas aparecerá automaticamente Selecione uma resposta ou continue digitando o shortcode Pressione: Enter A mensagem será preenchida automaticamente no editor. Você ainda pode editar o texto antes de enviar. Variáveis dinâmicas As Respostas Salvas suportam variáveis automáticas usando: {{variavel}} Essas variáveis são preenchidas automaticamente com dados da conversa. Variáveis do contato Variável Descrição {{contact.id}} ID do contato {{contact.name}} Nome completo {{contact.first_name}} Primeiro nome {{contact.last_name}} Sobrenome {{contact.email}} E-mail {{contact.phone}} Telefone Variáveis do agente Variável Descrição {{agent.name}} Nome completo do agente {{agent.first_name}} Primeiro nome {{agent.last_name}} Sobrenome {{agent.email}} E-mail do agente Variáveis da conversa Variável Descrição {{inbox.name}} Nome da caixa de entrada {{inbox.id}} ID da caixa {{conversation.id}} ID da conversa Variáveis de atributos personalizados Contato {{contact.custom_attribute.chave}} Conversa {{conversation.custom_attribute.chave}} Exemplo completo Olá {{contact.first_name}}, Recebemos sua solicitação referente ao plano {{contact.custom_attribute.plano}}. Meu nome é {{agent.first_name}} e vou acompanhar seu atendimento pela equipe {{inbox.name}}. Retornaremos em breve. Atenciosamente, {{agent.first_name}} O que acontece se a variável estiver vazia? Se uma variável não possuir valor, ela será substituída por vazio. Exemplo: Se o contato não possuir primeiro nome, {{contact.first_name}} ficará em branco. Por isso, é recomendado escrever mensagens que continuem naturais mesmo sem alguns dados. Perguntas frequentes Posso editar a mensagem antes de enviar? Sim. A resposta salva apenas preenche o campo de texto. Você pode alterar qualquer parte antes do envio. Posso adicionar imagens? Imagens não fazem parte da resposta salva diretamente, mas podem ser anexadas manualmente antes de enviar. Funciona em todos os canais? Sim. As respostas salvas funcionam em: Website WhatsApp E-mail SMS Instagram Facebook Telegram API A renderização pode variar conforme o canal.

Última atualização em May 21, 2026

Como criar e usar atributos personalizados?

A Wootdesk permite rastrear informações adicionais sobre seus contatos e conversas além dos dados padrão, como nome, e-mail e localização. Essas informações extras são chamadas de atributos personalizados (custom attributes). Alguns exemplos de atributos personalizados: Plano de assinatura Data de cadastro Produto mais comprado Última transação Link do pedido Status da conta Esses atributos ajudam sua equipe a segmentar clientes, automatizar fluxos e ter mais contexto durante o atendimento. Como criar um atributo personalizado? Passo 1. No painel da Wootdesk, vá em: Configurações → Atributos Personalizados Depois clique em “Adicionar atributo personalizado”. Passo 2. Preencha as informações do atributo. Exemplo: Aplica-se a: Contato ou Conversa Nome de exibição: Plano Chave (Key): plan Descrição: Plano atual do cliente Tipo: Texto, Número, Data, Lista, Checkbox ou Link Observação: não é possível criar dois atributos com a mesma chave. Passo 3. Clique em “Criar”. Pronto. O novo atributo personalizado ficará disponível em toda a plataforma. Como usar atributos personalizados em conversas? Passo 1. Abra uma conversa no painel da Wootdesk. Na barra lateral direita, encontre a seção: Informações da Conversa Passo 2. Clique em “Adicionar atributos”. Escolha o atributo desejado na lista. Passo 3. Preencha o valor do atributo conforme o tipo configurado. Exemplos: Plano: Premium Pedido: #4921 Renovação: 2026-06-10 Você também pode editar, copiar ou remover atributos depois. Como usar atributos personalizados em contatos? Existem duas formas. 1. Definindo atributos via SDK Se você utiliza o widget da Wootdesk no seu site, pode enviar atributos automaticamente pelo SDK. Exemplo: window.$wootdesk.setCustomAttributes({ plan: "premium", signupDate: "2026-05-21", totalOrders: 15 }); Esses dados aparecerão automaticamente no painel do contato e da conversa. Remover um atributo personalizado window.$wootdesk.deleteCustomAttribute("signupDate"); 2. Definindo atributos manualmente no painel Você também pode adicionar atributos diretamente pela lateral do contato. Passos: Abra um contato Vá até Atributos do Contato Clique em Adicionar atributo Escolha o atributo criado Preencha o valor Tipos de atributos suportados A Wootdesk suporta: Texto Número Data Lista Checkbox Link Exemplos práticos SaaS Plano atual Trial ativo Data de renovação E-commerce Último pedido Valor gasto Produto favorito Suporte técnico Prioridade SLA Ambiente do cliente Exemplo avançado com SDK window.$wootdesk.setCustomAttributes({ company: "Acme Inc", plan: "enterprise", monthlyRevenue: 12000, onboardingCompleted: true }); Dica importante Use atributos personalizados junto com: automações etiquetas (labels) bots filtros segmentos de contatos Isso permite criar fluxos extremamente poderosos dentro da Wootdesk.

Última atualização em May 21, 2026

Como ativar pesquisas de CSAT?

O CSAT (Customer Satisfaction Score) mede o nível de satisfação dos clientes com seu atendimento. Na Wootdesk, você pode enviar automaticamente pesquisas de satisfação sempre que uma conversa for resolvida. Após finalizar um atendimento, o cliente recebe uma pesquisa simples para avaliar a experiência e, opcionalmente, deixar um comentário. Os resultados ficam disponíveis em tempo real no painel de relatórios da Wootdesk. Como ativar o CSAT? Por padrão, o CSAT vem desativado. Para ativar: Passo 1. Acesse: Configurações → Caixas de Entrada Passo 2. Clique no ícone de engrenagem da caixa de entrada que deseja configurar. Passo 3. Abra a aba: CSAT Passo 4. Ative a opção: Habilitar CSAT Passo 5. Clique em: Atualizar Pronto. A Wootdesk começará a enviar pesquisas automaticamente após conversas resolvidas. Tipos de avaliação disponíveis A Wootdesk oferece dois formatos de pesquisa: Escala com emojis Avaliação visual com emojis de satisfação. Avaliação por estrelas Sistema tradicional de 1 a 5 estrelas. Personalizar mensagem da pesquisa Você pode personalizar o texto enviado ao cliente. Exemplo: “Como foi sua experiência com nosso atendimento?” O texto suporta até 200 caracteres. Regras avançadas de envio Você pode controlar quando a pesquisa será enviada usando etiquetas (labels). Enviar pesquisa apenas se a conversa possuir determinadas etiquetas Exemplo: premium suporte-tecnico onboarding Não enviar pesquisa se houver determinadas etiquetas Exemplo: spam financeiro cancelamento Como funciona o fluxo Cliente inicia conversa Agente resolve atendimento Wootdesk envia pesquisa automaticamente Cliente avalia atendimento Relatórios são atualizados em tempo real Onde visualizar os resultados? Os relatórios ficam disponíveis no painel da Wootdesk. Você poderá acompanhar: Média geral de satisfação Histórico de avaliações Comentários enviados Performance por agente Performance por inbox Evolução ao longo do tempo Dicas para aumentar seu CSAT Responda rapidamente Use respostas rápidas Personalize o atendimento Automatize triagens com bots Configure horários de atendimento Resolva conversas completamente antes de marcar como resolvidas Casos de uso SaaS Medir satisfação do onboarding e suporte técnico. E-commerce Avaliar pós-venda e suporte de pedidos. Agências Monitorar qualidade do atendimento dos clientes. Suporte interno Mensurar experiência dos colaboradores com TI/RH.

Última atualização em May 21, 2026

Como atribuir prioridade a uma conversa?

Priorizar conversas ajuda sua equipe a responder primeiro os atendimentos mais importantes e urgentes. Na Wootdesk, você pode definir níveis de prioridade para organizar melhor sua operação. Os níveis disponíveis são: Baixa Média Alta Urgente Isso facilita identificar rapidamente quais conversas precisam de atenção imediata. Como definir uma prioridade? Pela barra lateral da conversa Passo 1. Abra uma conversa no painel da Wootdesk. Passo 2. Na barra lateral direita, localize a seção: Prioridade Passo 3. Escolha uma das opções: Baixa Média Alta Urgente A prioridade será aplicada imediatamente. Visualizando prioridades Após definir uma prioridade: Ela aparecerá na lista de conversas Um registro da alteração ficará salvo no histórico da conversa Isso ajuda toda a equipe a acompanhar mudanças importantes no atendimento. Alterar prioridade pelo menu rápido Você também pode alterar a prioridade rapidamente: Clique com o botão direito na conversa Selecione: Definir prioridade Escolha o nível desejado Alterar prioridade pelo Command Palette A Wootdesk também permite alterar prioridades usando atalhos rápidos. Atalho: CMD + K (Mac) CTRL + K (Windows/Linux) Depois: Digite: Atribuir prioridade Escolha o nível desejado Pressione Enter Boas práticas Use “Urgente” apenas quando necessário A prioridade urgente deve ser reservada para casos críticos, como: Falhas graves Problemas financeiros Incidentes de segurança Clientes enterprise críticos Automatize prioridades Você pode usar automações para definir prioridades automaticamente. Exemplo: Se o assunto do e-mail contém “segurança” → definir prioridade como urgente Cliente premium → prioridade alta Financeiro → prioridade média Perguntas frequentes Posso criar prioridades personalizadas? Não. A Wootdesk utiliza um sistema simples de 4 níveis para evitar complexidade excessiva no fluxo operacional. Se precisar de segmentações mais avançadas, utilize: etiquetas (labels) atributos personalizados automações Prioridades funcionam com automações? Sim. Você pode: alterar prioridade automaticamente criar regras baseadas em prioridade disparar ações quando a prioridade mudar Posso usar prioridade em macros? Sim. Ao criar ou editar uma macro, adicione a ação: Alterar prioridade Assim, a prioridade será aplicada automaticamente junto das outras ações da macro.

Última atualização em May 21, 2026

Como usar assinatura omnichannel?

A assinatura omnichannel permite adicionar automaticamente uma assinatura personalizada ao final das mensagens enviadas pela Wootdesk. Ela funciona em múltiplos canais, não apenas em e-mails. Você pode incluir: Nome Cargo Empresa Telefone Links Emojis Imagens Redes sociais CTA personalizado Como criar sua assinatura? Cada agente pode configurar sua própria assinatura. Passo 1. No painel da Wootdesk, clique na foto de perfil no canto inferior esquerdo. Depois acesse: Configurações Pessoais Passo 2. Role a página até encontrar: Assinatura pessoal de mensagens Passo 3. Utilize o editor para montar sua assinatura. Você pode usar: formatação de texto negrito links emojis upload de imagens Passo 4. Clique em: Salvar assinatura Pronto. Sua assinatura será aplicada automaticamente às mensagens. Como funciona durante o atendimento? Ao responder clientes, você terá 3 opções. Enviar normalmente Basta enviar a mensagem normalmente. A assinatura será adicionada automaticamente ao final. Editar antes de enviar Você pode modificar a assinatura diretamente no editor antes do envio. Exemplos: remover telefone alterar cargo apagar assinatura temporariamente Desativar assinatura Se não quiser usar assinatura em determinada conversa: Clique no botão da assinatura no editor Desative a assinatura Envie normalmente Compatibilidade por canal A aparência da assinatura varia conforme o canal utilizado. Canais com suporte completo (texto + imagem) E-mail Widget do site API Channel Nestes canais, imagens e formatações são exibidas normalmente. Canais com suporte apenas a texto Alguns canais aceitam somente texto da assinatura. Exemplos: WhatsApp Telegram Instagram Facebook SMS Nestes casos, imagens não serão exibidas. Exemplo de assinatura profissional João Silva Especialista em Suporte — Wootdesk 📧 [email protected] 📞 +55 11 99999-9999 🌐 wootdesk.com Estamos disponíveis para ajudar você 🚀 Boas práticas Mantenha a assinatura curta Evite excesso de links Use CTA simples Inclua apenas informações importantes Padronize assinaturas da equipe Dicas avançadas Você pode usar assinaturas para: reforçar branding divulgar onboarding compartilhar central de ajuda incentivar avaliações CSAT promover upgrades de plano divulgar canais oficiais

Última atualização em May 21, 2026

Como evitar colisão entre agentes?

Este guia explica como evitar colisão entre agentes no Wootdesk. O que é colisão entre agentes? A colisão entre agentes acontece quando mais de um agente de suporte tenta responder o mesmo ticket (conversa no Wootdesk) ao mesmo tempo. Isso pode confundir o cliente, que pode receber respostas duplicadas ou até mesmo conflitantes. Além disso, reduz a eficiência da equipe, pois vários agentes acabam trabalhando no mesmo atendimento enquanto outros clientes continuam aguardando suporte. Para evitar esse problema, o Wootdesk oferece recursos que mostram claramente quando uma conversa já está sendo atendida. Como o Wootdesk evita colisão entre agentes? O Wootdesk ajuda a evitar colisão entre agentes através de três recursos principais: Atribuição de conversas Os agentes podem atribuir conversas para si mesmos ou para outro membro da equipe. Isso deixa claro quem é o responsável pelo atendimento e evita respostas duplicadas ou confusão entre agentes. Indicadores de digitação Os agentes conseguem visualizar quando outro membro da equipe está digitando na mesma conversa. Isso ajuda a evitar que duas pessoas respondam ao mesmo tempo e melhora a coordenação da equipe durante os atendimentos em tempo real. Agente Único O recurso Agente Único oferece uma camada extra de proteção contra colisões. Quando uma conversa está atribuída a um agente, apenas ele pode enviar mensagens para o cliente. Os demais atendentes continuam podendo visualizar todo o histórico da conversa, acompanhar o atendimento e adicionar notas privadas, porém não conseguem enviar mensagens enquanto a conversa permanecer atribuída ao colega. Caso seja necessário que outro atendente assuma o atendimento, basta reatribuir a conversa para o novo responsável. A partir desse momento, ele passa a ser o único autorizado a responder ao cliente. Esse recurso garante maior organização, evita respostas conflitantes e assegura que cada cliente seja atendido por um único responsável durante todo o atendimento. Como ativar o Agente Único Após inserir a imagem, siga os passos abaixo para habilitar o recurso: No menu lateral esquerdo, clique em Configurações (ícone de engrenagem). Acesse o menu Caixas de Entrada. Selecione a caixa de entrada em que deseja ativar o recurso. Clique no botão Configurações da caixa de entrada selecionada. Role a página até o final. Localize a opção Agente Único. Ative a chave para habilitar o recurso. A partir desse momento, apenas o agente ao qual a conversa estiver atribuída poderá enviar mensagens ao cliente. Os demais atendentes continuarão podendo visualizar a conversa e adicionar notas privadas, mas não poderão responder ao cliente até que a conversa seja reatribuída.

Última atualização em Jul 10, 2026

Gerenciar acesso da equipe com permissões flexíveis baseadas em funções

As funções personalizadas permitem criar conjuntos reutilizáveis de permissões para seus agentes no Wootdesk. Isso facilita o gerenciamento de acessos e permite atualizar permissões de vários membros da equipe ao mesmo tempo. Como criar uma nova função personalizada Para criar uma nova função: Acesse Configurações → Funções Personalizadas. Clique em Adicionar função personalizada. Preencha as seguintes informações: Nome da função Descrição Permissões desejadas Escreva uma descrição clara para que os membros da equipe entendam exatamente quais acessos e permissões essa função possui dentro do Wootdesk. Depois disso, salve a nova função. Como atribuir funções aos agentes Para atribuir uma função a um agente: Vá em Configurações → Agentes. Clique no botão Editar ao lado do agente desejado. Na opção Funções, selecione a função personalizada que deseja atribuir ao agente. Depois, salve as alterações. Observação: o agente precisa estar vinculado a pelo menos uma caixa de entrada antes dessas alterações serem aplicadas. Como editar ou excluir funções personalizadas Editar uma função Vá em Configurações → Funções Personalizadas. Clique no botão Editar ao lado da função desejada. Atualize: Nome Descrição Permissões Depois, salve as alterações. Excluir uma função Vá em Configurações → Funções Personalizadas. Clique no botão Excluir ao lado da função desejada. Confirme a exclusão. Visão geral dos níveis de permissão O Wootdesk oferece diferentes níveis de permissão para controlar o acesso da equipe. Gerenciar todas as conversas Acesso completo a todas as conversas das caixas de entrada atribuídas. Gerenciar conversas próprias e não atribuídas Permite acessar apenas: Conversas atribuídas ao próprio agente Conversas sem responsável definido Gerenciar conversas participadas Acesso limitado apenas às conversas: Atribuídas ao agente Em que o agente participou Gerenciar contatos Permite acesso completo ao gerenciamento de contatos. Gerenciar relatórios Permite visualizar relatórios e métricas. Gerenciar base de conhecimento Permite criar, editar e gerenciar conteúdos da base de conhecimento. Esses níveis de permissão podem ser combinados para criar funções personalizadas adaptadas às necessidades específicas da sua equipe.

Última atualização em May 21, 2026

Pesquisas CSAT no WhatsApp usando templates

As pesquisas de satisfação do cliente (CSAT) ajudam você a entender o nível de satisfação dos clientes com o suporte recebido no WhatsApp. O Wootdesk agora suporta pesquisas CSAT através de templates de mensagens do WhatsApp, permitindo que as pesquisas sejam enviadas mesmo após a janela de 24 horas do WhatsApp. Quando uma conversa é resolvida, o Wootdesk pode enviar automaticamente uma pesquisa rápida para o cliente avaliar sua experiência. A mensagem da pesquisa contém: Um texto curto solicitando feedback Um botão que abre a página de avaliação CSAT O cliente toca no botão e envia sua avaliação em poucos segundos. Por que o WhatsApp exige um template? O WhatsApp permite mensagens livres apenas dentro de 24 horas após a última mensagem enviada pelo cliente. Como as pesquisas CSAT normalmente são enviadas depois que o atendimento é encerrado, elas precisam utilizar um template aprovado pelo WhatsApp. O Wootdesk gerencia isso automaticamente: Um template é criado para sua pesquisa CSAT O template é enviado ao WhatsApp para aprovação Após aprovado, ele será utilizado automaticamente nas pesquisas Você não precisa criar ou gerenciar templates manualmente. Compatibilidade Você pode utilizar pesquisas CSAT via template caso utilize: WhatsApp Cloud API WhatsApp via Twilio Como ativar CSAT em uma caixa de entrada do WhatsApp Passo 1: Abra as configurações da caixa de entrada Vá em Configurações → Caixas de Entrada Selecione sua caixa de entrada do WhatsApp Abra a aba CSAT Passo 2: Ative o CSAT Ative a opção Habilitar CSAT. Após ativar, o Wootdesk irá preparar automaticamente um template do WhatsApp para a pesquisa. Passo 3: Personalize a mensagem da pesquisa Preencha os seguintes campos: Mensagem Texto que o cliente verá antes de avaliar o atendimento. Texto do botão Texto exibido no botão da pesquisa. Idioma Escolha o idioma utilizado pelo seu público no WhatsApp. O Wootdesk exibirá uma prévia em tempo real da mensagem para mostrar como ela aparecerá no WhatsApp. Status de aprovação do template Após salvar, você poderá visualizar um dos seguintes status: Aguardando aprovação O WhatsApp está analisando o template da pesquisa CSAT. Aprovado O template foi aprovado e as pesquisas serão enviadas automaticamente. Rejeitado O WhatsApp rejeitou o template. Você pode editar a mensagem e tentar novamente. Depois da aprovação, nenhuma ação adicional será necessária. O que acontece quando uma conversa é resolvida? Quando um atendimento é encerrado: O Wootdesk verifica se a conversa atende às regras da pesquisa Caso atenda, a pesquisa CSAT é enviada usando o template aprovado O cliente toca no botão e envia sua avaliação A pesquisa é enviada apenas uma vez por conversa. Atualizando sua mensagem CSAT O WhatsApp não permite editar templates já aprovados. Por isso, quando você altera: Texto da pesquisa Texto do botão Idioma O Wootdesk exibirá uma confirmação informando que: O template antigo será substituído Um novo template será criado e enviado para aprovação Após aprovado, o novo template será utilizado automaticamente Boas práticas para CSAT no WhatsApp Mantenha a mensagem curta e amigável Utilize textos claros nos botões, como: “Avaliar agora” “Enviar feedback” Utilize labels para enviar pesquisas apenas em atendimentos relevantes Evite alterar templates com frequência para reduzir atrasos na aprovação

Última atualização em May 21, 2026

Notas de revisão para CSAT

As Notas de Revisão ajudam equipes a adicionarem contexto interno às respostas de CSAT, permitindo interpretar avaliações de forma mais precisa. Esse recurso foi criado especialmente para gestores e líderes que acompanham métricas de satisfação e precisam de mais contexto além da nota e do comentário deixado pelo cliente. Quando utilizar Notas de Revisão Utilize Notas de Revisão quando a nota do CSAT ou o comentário do cliente não representarem toda a situação. Exemplos comuns: Avaliações baixas causadas por atrasos de entrega ou dependências externas Frustração do cliente relacionada ao produto, e não ao atendimento Nota neutra mesmo após um atendimento bem executado Padrões recorrentes de feedback em problemas semelhantes As Notas de Revisão ajudam a separar a qualidade do suporte de fatores externos, evitando conclusões incorretas baseadas apenas nas notas. Quem pode visualizar as Notas de Revisão As Notas de Revisão são internas. Elas ficam disponíveis apenas para: Administradores Usuários com permissão de gerenciamento de relatórios Os clientes nunca terão acesso a essas notas. Como adicionar uma Nota de Revisão Vá em Relatórios → CSAT Localize a resposta CSAT desejada Clique na resposta para visualizar: Nota Comentário do cliente Adicione uma Nota de Revisão abaixo do feedback Salve a nota As notas podem ser editadas posteriormente conforme novas informações surgirem. O que incluir em uma Nota de Revisão Uma boa Nota de Revisão deve focar em contexto e aprendizado, não em justificativas. Exemplos úteis: Motivos pelos quais a nota foi mais baixa ou mais alta que o esperado Fatores externos que impactaram a percepção do cliente Observações sobre prazos, comunicação ou expectativas Sinais de problemas recorrentes em processos ou produto Evite apenas repetir o comentário do cliente. O objetivo é registrar informações internas que não estão evidentes no feedback. Como utilizar Notas de Revisão nas análises As Notas de Revisão são mais úteis quando utilizadas de forma consistente. Elas ajudam equipes a: Identificar padrões recorrentes em avaliações Diferenciar problemas sistêmicos da performance dos agentes Criar análises e retrospectivas mais precisas Tomar decisões baseadas em contexto e padrões reais Notas de Revisão em exportações Ao exportar relatórios de CSAT, as Notas de Revisão são incluídas como uma coluna adicional. Isso facilita: Análises offline Compartilhamento com liderança Acompanhamento histórico

Última atualização em May 21, 2026

Horário de atendimento e respostas automáticas

Os Horários de Atendimento definem quando sua equipe está disponível. Eles são utilizados em três áreas principais: Mensagens automáticas fora do horário Funcionamento dos SLAs Precisão dos relatórios Os horários de atendimento são configurados individualmente por caixa de entrada. Isso permite que diferentes equipes operem com horários distintos, como suporte dos EUA e suporte da Europa. Permissões: apenas administradores podem configurar horários de atendimento e mensagens automáticas de ausência. Configurando horários de atendimento Vá em Configurações → Caixas de Entrada Abra a caixa de entrada desejada Acesse a aba Horário de Atendimento Ative a opção Habilitar disponibilidade comercial para esta caixa de entrada Configurações disponíveis Fuso horário Escolha o fuso horário da operação da equipe. Todos os horários serão interpretados com base nesse fuso. Configuração por dia da semana Para cada dia você pode definir: Horário inicial e final Fechado o dia inteiro Aberto 24 horas Exemplo: Segunda a sexta: 09:00 às 18:00 Sábado: 10:00 às 14:00 Domingo: fechado Mensagem fora do horário Defina uma mensagem automática para clientes que entrarem em contato fora do expediente. Exemplo: “Obrigado pelo contato! Nosso time atende de segunda a sexta, das 9h às 18h. Retornaremos assim que possível no próximo dia útil.” Mantenha a mensagem curta, clara e útil. Depois disso, salve as configurações. O que o cliente visualiza? Quando um cliente envia uma mensagem fora do horário de atendimento, o Wootdesk envia automaticamente a mensagem configurada como resposta. Exemplo: Um cliente envia mensagem no WhatsApp às 23h O Wootdesk responde automaticamente com a mensagem de ausência Regras do auto-responder Envio limitado a uma vez por dia A mensagem automática é enviada apenas uma vez por dia por conversa. Se o cliente enviar várias mensagens no mesmo dia, novas respostas automáticas não serão disparadas. Supressão após resposta recente de agente Se um agente enviou uma resposta pública nos últimos 5 minutos, a resposta automática não será enviada. Isso evita interrupções em atendimentos que ainda estão ativos. O atendimento continua normalmente A resposta automática: Não bloqueia novas mensagens do cliente Não altera o status da conversa Apenas informa que a equipe está fora do horário A conversa continua disponível normalmente para os agentes. Como os horários afetam os SLAs Se um SLA estiver configurado para funcionar apenas durante horário comercial, o contador pausa fora do expediente. Exemplo Cliente envia mensagem sexta às 18h SLA: 4 horas Caixa de entrada fechada até segunda às 09h O contador do SLA pausa durante o final de semana. Resultado: Prazo final: segunda-feira às 13h. Sem horário comercial no SLA Se o SLA não estiver configurado para considerar horário comercial: O contador roda 24 horas por dia Sexta às 18h + 4 horas = sexta às 22h Horários de atendimento nos relatórios Nos relatórios do Wootdesk existe a opção Horário Comercial. Quando ativada: Tempo médio de primeira resposta Tempo de resolução Outros indicadores São calculados apenas durante o horário de trabalho. Períodos fora do expediente não entram no cálculo. Perguntas frequentes Posso definir horários diferentes para cada dia? Sim. Cada dia pode ter horários independentes. Posso configurar horários globais para toda a conta? Não diretamente. Cada caixa de entrada possui sua própria configuração. Isso é útil para equipes em diferentes fusos horários. O Wootdesk bloqueia mensagens fora do horário? Não. A caixa de entrada continua recebendo mensagens normalmente. Os horários de atendimento apenas controlam: Mensagens automáticas Funcionamento dos SLAs Cálculo de relatórios Como lidar com feriados? Atualmente não existe calendário automático de feriados. A recomendação é: Marcar o dia como “Fechado o dia inteiro” Reverter a configuração após o feriado

Última atualização em May 21, 2026